Заявки в Битрикс24 как единый инструмент работы между отделами
Как организовать подачу заявок между отделами в Битрикс24 без использования почты и мессенджеров.
Проблема:
Внутренние заявки в компании передавались через почту и мессенджеры, из-за чего сотрудники не понимали, кому именно писать, а сами запросы терялись или дублировались. Отсутствовали сроки и статусы, а при участии нескольких отделов процессы затягивались и становились неуправляемыми.
Решение:
В Битрикс24 реализовали единый интерфейс подачи заявок с автоматическим распределением задач по отделам, сроками и контролем исполнения. Все запросы стали обрабатываться в одной системе, что позволило устранить потери заявок, упорядочить взаимодействие между подразделениями и сделать процессы прозрачными.
Как работал процесс до внедрения
В крупной b2b-компании с численностью более 200 человек и большим количеством внутренних подразделений регулярно возникают запросы в разные отделы: HR, юристы, IT, секретариат и другие.
До автоматизации сотрудник формулировал запрос и отправлял его по почте или в мессенджере, часто не зная точного адресата. Если в процессе участвовало несколько отделов, приходилось писать нескольким людям и вручную контролировать ответы. Статусы заявок нигде не фиксировались, сроки не задавались, а исполнение зависело от личной коммуникации. В результате заявки терялись, выполнялись с задержками, а у руководства не было прозрачной картины загрузки подразделений.
Необходимо было создать понятный и управляемый механизм подачи заявок, который подошёл бы для всей компании и масштабировался под разные типы внутренних процессов.
Как работает процесс сейчас
В рамках решения:
- создан единый интерфейс подачи заявок с выбором отдела и типа запроса;
- настроены разные формы заявок в зависимости от задачи (выход нового сотрудника, согласование документа, выдача доступов или оборудования и т.д.);
- реализована система прав доступа — сотрудник видит только те отделы и типы заявок, которые доступны ему по роли;
- при отправке заявки автоматически создаётся задача исполнителю с описанием, вложениями и сроками;
- для сложных сценариев настроена логика автоматического создания подзадач в разные отделы без участия заявителя.
Сотрудник заходит в единый интерфейс, выбирает нужный отдел и тип заявки, заполняет форму и прикладывает файлы. Дальнейшая логика обработки происходит автоматически: задачи ставятся нужным исполнителям, формируются корректные названия задач, назначаются сроки. Если заявка требует участия нескольких отделов, система сама создаёт необходимые подзадачи и выстраивает последовательность выполнения.
Исполнители работают с задачами в привычном формате, а заявитель в любой момент видит статус своего запроса без дополнительных уточнений.
Результат
Компания получила централизованный и прозрачный механизм подачи внутренних заявок. Существенно сократилось время обработки запросов, исчез хаос в коммуникациях, снизилась нагрузка на сотрудников и руководителей. Процессы стали управляемыми и масштабируемыми, а контроль выполнения заявок — понятным и наглядным.
Решение особенно эффективно для крупных компаний с большим количеством отделов и сложной внутренней структурой, где важно автоматизировать и стандартизировать внутренние процессы.
Столкнулись с подобной задачей? Поможем решить!