Автоматизация визирования документов в Битрикс24
Визирование документов в Битрикс24 без почты и переписок.
Проблема:
Согласование документов в юридическом отделе происходило через почту и устные договоренности, из-за чего процесс был непрозрачным и затянутым. Документы терялись, комментарии и правки оставались в переписках, а отследить статус и ответственных по согласованию было сложно.
Решение:
В Битрикс24 настроили процесс визирования документов на базе задач и бизнес-процессов с фиксацией всех действий и комментариев. Согласование стало проходить в единой системе с прозрачной историей и контролем статусов, что позволило ускорить процесс и упростить работу всех участников.
Как работал процесс до внедрения
В крупных компаниях юридический отдел регулярно согласовывает большое количество документов. До внедрения автоматизации визирование происходило устно или по почте. Юристам и руководству приходилось вручную отслеживать, кто согласовал документ, кто дал замечания, а кто ещё не обработал запрос. Часто возникали задержки, потеря комментариев и необходимость повторных уточнений.
- документы терялись или отправлялись не всем нужным согласующим;
- сложно было отследить, кто и когда согласовал документ;
- процесс согласования затягивался, особенно при участии нескольких людей;
- комментарии, пояснения и правки разбросаны по перепискам и не хранятся централизованно.
Требовалось создать прозрачный, контролируемый и быстрый механизм визирования документов, интегрированный в рабочие процессы Битрикс24.
Как работает процесс сейчас
Для автоматизации процесса был использован функционал задач и бизнес-процессов Битрикс24:
- любой файл, прикреплённый к задаче, может быть отправлен на визирование через кастомную кнопку «направить на визирование»;
- отправитель выбирает одного или нескольких согласующих, после чего автоматически запускается бизнес-процесс;
- согласующие могут согласовать документ, отклонить или делегировать его другому ответственному, добавляя комментарии;
- вся история визирования хранится в отдельной вкладке задачи: кто, когда и что сделал, а также все комментарии доступны для участников процесса;
- дополнительно история визирования автоматически отправляется в мессенджер, что позволяет оперативно контролировать процесс согласования без необходимости заходить в задачи;
- реализована прозрачная система контроля, которая позволяет руководству видеть статус согласования и ускоряет весь цикл обработки документов.
Результат
- прозрачный и контролируемый процесс согласования документов;
- ускорение визирования и снижение времени обработки заявок;
- хранение всей истории визирования и комментариев в одном месте;
- возможность легко масштабировать процесс на других сотрудников или отделы;
- исключение потерь и ошибок, связанных с ручной обработкой документов.
Столкнулись с подобной задачей? Поможем решить!