Хранение согласий на обработку персональных данных в соответствии с 152-ФЗ
Единая система учета и подтверждения согласий на обработку персональных данных.
Проблема:
Компания собирала заявки с сайтов, форм обратной связи и онлайн-чатов, при этом персональные данные пользователей поступали из разных источников и не фиксировались централизованно. Несмотря на формальное получение согласий, отсутствовала единая система их хранения и подтверждения: данные были распределены между сайтами, CRM и виджетами, а доступ к ним не контролировался. В результате компания сталкивалась с рисками — в случае запроса со стороны клиента или контролирующих органов подтвердить факт получения согласия было затруднительно или невозможно.
Решение:
Реализована система централизованного хранения согласий в единой базе данных, независимой от сайтов и каналов сбора заявок. Все данные о пользователях и фактах получения согласий автоматически фиксируются с привязкой к источнику, дате, странице и типу согласия. Дополнительно внедрены инструменты поиска и фильтрации, позволяющие быстро находить информацию по конкретному пользователю, а также настроена система разграничения прав доступа для безопасной работы с персональными данными. Это обеспечило прозрачность обработки данных, контроль выполнения требований и возможность подтверждения согласий в любой момент.
Как работал процесс до внедрения
Согласия фактически не хранились или оставались внутри отдельных форм и систем.
При необходимости подтвердить согласие:
- приходилось вручную искать данные в разных источниках;
- не было уверенности, что согласие действительно получено;
- невозможно было быстро подготовить ответ на претензию;
- возрастали юридические риски для компании.
Как работает процесс сейчас
Каждое отправленное пользователем согласие автоматически фиксируется в базе.
Все данные собираются в едином интерфейсе, где можно:
- найти пользователя за несколько секунд;
- отфильтровать данные по сайту, источнику или дате;
- увидеть, на что именно дал согласие пользователь (обработка ПДн и/или рассылки);
- выгрузить информацию для предоставления по запросу.
Система особенно удобна для компаний с несколькими сайтами или юридическими лицами — все данные структурированы и не требуют ручного сбора.
Результат
- централизованное и безопасное хранение согласий;
- готовность к претензиям со стороны пользователей;
- снижение юридических рисков;
- быстрый поиск и выгрузка данных;
- единый стандарт работы с персональными данными для всех сайтов компании;
- масштабируемость решения под рост количества сайтов и источников заявок.
Столкнулись с подобной задачей? Поможем решить!