Визирование документов в Битрикс24 без почты и переписок.
Задача:
В крупных компаниях юридический отдел регулярно согласовывает большое количество документов. До внедрения автоматизации визирование происходило устно или по почте, что приводило к ряду проблем:
- документы терялись или отправлялись не всем нужным согласующим;
- сложно было отследить, кто и когда согласовал документ;
- процесс согласования затягивался, особенно при участии нескольких людей;
- комментарии, пояснения и правки разбросаны по перепискам и не хранятся централизованно.
Требовалось создать прозрачный, контролируемый и быстрый механизм визирования документов, интегрированный в рабочие процессы Битрикс24.
Решение:
Для автоматизации процесса был использован функционал задач и бизнес-процессов Битрикс24:
- любой файл, прикреплённый к задаче, может быть отправлен на визирование через кастомную кнопку «направить на визирование»;
- отправитель выбирает одного или нескольких согласующих, после чего автоматически запускается бизнес-процесс;
- согласующие могут согласовать документ, отклонить или делегировать его другому ответственному, добавляя комментарии;
- вся история визирования хранится в отдельной вкладке задачи: кто, когда и что сделал, а также все комментарии доступны для участников процесса;
- дополнительно история визирования автоматически отправляется в мессенджер, что позволяет оперативно контролировать процесс согласования без необходимости заходить в задачи;
- реализована прозрачная система контроля, которая позволяет руководству видеть статус согласования и ускоряет весь цикл обработки документов.
Как работал процесс до внедрения
Документы рассылались по почте или обсуждались устно. Юристам и руководству приходилось вручную отслеживать, кто согласовал документ, кто дал замечания, а кто ещё не обработал запрос. Часто возникали задержки, потеря комментариев и необходимость повторных уточнений.
Как работает процесс сейчас
Файл отправляется на визирование прямо из задачи. Согласующие получают уведомление и выполняют действие в рамках бизнес-процесса, при этом все действия фиксируются в истории визирования. Любой участник задачи может просмотреть статус документа и комментарии, что полностью исключает потерю информации и ускоряет согласование.
Результат
- прозрачный и контролируемый процесс согласования документов;
- ускорение визирования и снижение времени обработки заявок;
- хранение всей истории визирования и комментариев в одном месте;
- возможность легко масштабировать процесс на других сотрудников или отделы;
- исключение потерь и ошибок, связанных с ручной обработкой документов.
Столкнулись с подобной задачей? Поможем решить!
Вернуться назад